Hírek

« vissza « előző hír | következő hír »

Tisztelt Igazgató Asszony!

Tisztelt Igazgató Úr!

Ezúton szeretnénk tájékoztatni Önöket, hogy az eddig alkalmazott oktatói órajelentési és elszámolási folyamatot felülvizsgáltuk, és örömmel tájékoztatjuk Önöket, hogy a jövőben egy egyszerűbb, átláthatóbb és elektronikus rendszerre térünk át.

A változás egyik legfontosabb eleme, hogy az oktatói órák elszámolása a jövőben a Neptun rendszerben rögzített adatok alapján történik. Ezért szeretnénk már előzetesen felhívni a figyelmüket néhány olyan adatra, amelyek pontos rögzítése különösen fontos lehet az elszámolás szempontjából.

Kérjük, hogy az alábbi folyamat lényegéről és a Neptunban rögzített adatok fontosságáról szíveskedjenek az oktatókat is tájékoztatni.

A megváltozott folyamat röviden

• A Neptunban rögzített adatok alapján történő elszámolás:
  Az eddig Excel-táblázatban, illetve papíralapon benyújtott órajelentések helyett a jövőben az adatokat közvetlenül a Neptun rendszerből nyerjük ki.
• Az adatok összekapcsolása az oktatói szerződésekkel:
  A kinyert adatokat – egy adatfeldolgozó alkalmazás segítségével – összekapcsoljuk az oktatói szerződésekkel, és ennek eredményeként előállítjuk az elszámolható kurzusok adatait.
• Tantárgyfelelősi ellenőrzés és jóváhagyás:
  Az így elkészített, elszámolható kurzus adatokat a tantárgyfelelősök részére elektronikusan küldjük meg jóváhagyásra. A tantárgyfelelősöknek lehetőségük lesz az egyes kurzusokhoz kapcsolódó oktatási adatokat egyenként áttekinteni és jóváhagyni, ezáltal is biztosítva az elszámolások pontosságát és a folyamat átláthatóságát.
• Korábban elszámolt adatok nyomon követése:
  Az új rendszer figyelemmel kíséri a már korábban elszámolt kurzus adatokat is, így amennyiben a megelőző hónapban pl. szerződés hiányában az adott kurzusok nem kerültek elszámolásra, a következő hónapban lesz erre még lehetőség.
• Havi elszámolás:
  Fontos változás, hogy az elszámolások a jövőben havi rendszerességgel történnek. A gyakorlatokhoz kapcsolódó, az órarendben szereplő oktatási órák havi szinten kerülnek elszámolásra és kifizetésre. Az első kifizetés az október havi fizetéssel együtt várható.
• Órarenden kívüli (órarendi adatokkal nem rendelkező) kurzusok elszámolása:
  Az órarenden kívüli kurzusok, illetve az olyan oktatási tevékenységek, amelyek nem a havi órarendi oktatáshoz kapcsolódnak, a félév végén kerülnek elszámolásra és kifizetésre.
• Csoportbontások:
  Szeretnénk külön felhívni a figyelmet a csoportbontások engedélyezésére. Amennyiben egy kurzus esetében csoportbontásra van szükség, kérjük, hogy az engedélyezés érdekében időben vegyék fel a kapcsolatot az Oktatási Dékánhelyettes Úrral, és szíveskedjenek gondoskodjanak a szükséges engedélyek beszerzéséről.

Azoknál a kurzusoknál, ahol nem történt jóváhagyott csoportbontás, az óraszámok az eredeti órarendben megadottak szerint lesznek elszámolhatók.

• Oktatók tájékoztatása:
  Természetesen továbbra is minden oktató egység valamennyi oktatója részére a korábbi gyakorlat szerint tájékoztató e-mailt küldünk az elszámolt oktatási órákról.

A Neptun-adatok pontosságának jelentősége

Kérjük, hogy fordítsanak külön figyelmet az órarendi adatok rögzítésére és ellenőrzésére, mind a három programban, a teljes oktatási tevékenységre vonatkozóan.

Szeretnénk felhívni a figyelmet arra, hogy egy adott időpontban megtartott egy kurzuskódhoz kapcsolódóan alapértelmezetten egy oktató számára indítható kifizetés. Amennyiben ettől eltérő adat kerül rögzítésre, a rendszer hibaüzenetet jelez, amely a tantárgyfelelős részére továbbításra kerül a szükséges intézkedés megtétele érdekében. A Neptun rendszerben korrigált adatok alapján a kifizetés a korrekciót követő hónapban kerülhet teljesítésre.

Előfordulhat, hogy egy kurzushoz nem kerül oktató megadásra. Ebben az esetben a rendszer nem tud óradíjat kapcsolni a kurzushoz, ezért az adott hónapban az órát elmaradt óraként kezeli. Amennyiben azonban az óra ténylegesen nem maradt el, és az adatok a következő hónapban helyesbítésre kerülnek, a kifizetés a javított adatok alapján, a következő elszámolás során történik meg.

Emiatt kérjük, hogy legyenek szívesek a Neptunban rögzített órarendi adatokat egyeztetni és szükség esetén a csoportbontás kapcsán Oktatási Dékánhelyettes Úr felé a csoportbontási kérelmet megküldeni. A csoportbontás engedélyezését követően az új kurzuskódot a Tanulmányi Hivatal illetékes munkatársa állítja be a Neptun rendszerben.

Rögzítési határidők

A rendszer megfelelő működésének és a kifizetések időben történő elindításának érdekében kérjük szíves közreműködésüket abban, hogy az oktatott órák a Neptun rendszerben minden esetben pontosan és az adott hónap utolsó napjáig kerüljenek rögzítésre.

Pl. A szeptember 30-ig a Neptunban rögzített adatok alapján az első havi kifizetések feldolgozását október 5-én indítjuk el. A feldolgozott kurzusadatok ezt követően várhatóan október 7–14. között kerülnek megküldésre a tantárgyfelelősök részére, akiknek lehetőségük lesz az adatok áttekintésére, jóváhagyására vagy szükség esetén elutasítására.

Korrekciók

Az elutasított kurzusadatokról, valamint az adatok összekapcsolása során feltárt hibákról hibalistát készítünk, amelyet megküldünk az érintett egység ügyintézője részére. Így a feltárt eltérések javítására és az adatok Neptunban történő korrekciójára a következő havi elszámolásig lehetőség nyílik.

Bízunk benne, hogy az új rendszer mindenki számára egyszerűbbé és hatékonyabbá teszi az órák nyilvántartását és elszámolását.

Amennyiben a folyamattal kapcsolatban kérdésük merül fel, természetesen készséggel állunk rendelkezésükre.

Köszönjük szépen együttműködésüket és közreműködésüket!

Tisztelettel:

Juhászné Molnár Emese

gazdálkodási koordinátor